Secretária Executiva / Assistente Executiva da Diretoria Estamos em busca de uma profissional organizada, discreta, proativa e com forte senso de responsabilidade para atuar diretamente no suporte administrativo ao proprietário da empresa. Essa profissional será responsável por organizar agendas e compromissos, acompanhar vencimentos, centralizar demandas administrativas pessoais e empresariais, encaminhar informações ao setor financeiro e apoiar o andamento de projetos, obras e demais atividades relacionadas à diretoria. Buscamos alguém com autonomia, atenção aos detalhes, excelente organização e capacidade de acompanhar diversas demandas simultaneamente, garantindo que prazos, pagamentos e compromissos sejam cumpridos. Principais atividades 1. Organização de agenda e compromissos Organizar e acompanhar a agenda executiva, reuniões, compromissos e eventos; Confirmar horários, organizar reuniões e acompanhar compromissos futuros; Enviar lembretes sobre reuniões, prazos e atividades importantes; Organizar viagens, reservas e demais necessidades relacionadas à agenda, quando necessário. 2. Controle de vencimentos e demandas financeiras Controlar vencimentos de contas, boletos, impostos, contratos e demais compromissos financeiros; Manter uma agenda de pagamentos atualizada, antecipando vencimentos e sinalizando os prazos aos responsáveis; Reunir, organizar e encaminhar ao setor financeiro as contas pessoais do proprietário para programação dos pagamentos; Acompanhar a confirmação dos pagamentos e sinalizar pendências, divergências ou atrasos; Organizar comprovantes, recibos e documentos relacionados às despesas; Manter controles e planilhas atualizados, proporcionando visibilidade sobre as demandas pendentes e concluídas. 3. Apoio administrativo pessoal e executivo Centralizar e organizar as solicitações administrativas do proprietário; Realizar contatos com fornecedores, prestadores de serviços, cartórios, instituições e demais parceiros; Acompanhar solicitações, documentos, contratos e processos até sua conclusão; Organizar arquivos físicos e digitais, mantendo os documentos acessíveis e atualizados; Tratar informações pessoais, financeiras e empresariais com discrição e confidencialidade. 4. Acompanhamento de projetos e obras Prestar apoio administrativo aos projetos e às atividades relacionadas às obras; Acompanhar cronogramas, prazos, pendências e compromissos assumidos; Solicitar e organizar orçamentos, propostas, notas fiscais e documentos de fornecedores; Realizar acompanhamento e cobrança de retornos junto a fornecedores, prestadores de serviços, engenheiros e demais envolvidos; Atualizar controles de despesas, pagamentos previstos e etapas dos projetos; Acompanhar entregas, serviços contratados e pendências até sua conclusão; Reportar ao proprietário o andamento das demandas, atrasos, pendências e pontos que necessitam de decisão. 5. Organização e acompanhamento de demandas Manter uma lista atualizada de tarefas, prazos e prioridades; Acompanhar as demandas delegadas pelo proprietário até sua finalização; Identificar antecipadamente compromissos próximos, vencimentos, pendências e possíveis riscos de atraso; Preparar resumos periódicos com Benefícios: -. convenio sul america -. vale transporte -. vale refeição -. vale alimentação -. ifood beneficios

Número de vagas: 1

Tipo de contrato e Jornada: Efetivo – CLT - Período Integral

Área Profissional: Analista em Administração - Secretariado

Denunciar vaga